Что такое ЭДО и как им пользоваться: идентификатор, отправка документов и многое другое

Электронный документооборот (ЭДО) — это система, которая позволяет автоматизировать процесс обмена документами между контрагентами. Она значительно удобнее бумажных документов, так как позволяет подписывать и отправлять документы буквально за пару кликов. В этом материале мы расскажем, как работает ЭДО и как использовать его возможности.

Простыми словами о том, что такое ЭДО

ЭДО — это система, которая позволяет обмениваться документами через интернет. Контрагенты могут передавать друг другу подписанные файлы за считанные секунды. Процесс выглядит так: отправитель создает документ в своем аккаунте, система отправляет его получателю, который затем подписывает или отклоняет документ с указанием причины. В итоге у каждого участника сохраняется электронная версия документа, заверенная электронной подписью.

Такой подход упрощает работу с документами: их легко найти в электронном архиве, они не теряются, и подписание занимает всего несколько минут. Если в документе допущена ошибка, получатель может отклонить его, попросив внести исправления, что снижает риск ошибок.

Подписание документов в ЭДО осуществляется с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), которая обладает такой же юридической силой, как и рукописная подпись. ЭЦП можно получить бесплатно или приобрести в удостоверяющем центре (УЦ). Существуют разные виды цифровых подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Для работы с маркированными товарами требуется усиленная квалифицированная подпись.

Все документы, передаваемые через систему, защищены шифрованием, что исключает возможность их подделки. Если документы отправляются нескольким участникам, каждый сможет видеть, кто их подписал и проверил.

Работа в системе ЭДО

ЭДО проста в использовании, и интерфейс системы зависит от выбранного оператора. Процесс отправки документов похож на отправку электронных писем: вы создаете документ, выбираете контрагента и отправляете ему файл. Входящие документы также легко просматривать и подписывать всего за несколько кликов.

Как зарегистрироваться в системе ЭДО

1. Получите ЭЦП: Это можно сделать бесплатно в налоговой инспекции. ЭЦП бывает трех видов:
   • Простая — логин и пароль или код из СМС, используемые для покупок или регистрации на сайте. Юридическая сила признается, если обе стороны согласны.
   • Неквалифицированная — выдается в УЦ и используется в случаях, когда на бумажной версии документа не требуется печать. Подходит для подписания договоров, подачи заявлений в суд и других случаев.
   • Квалифицированная — приравнивается к собственноручной подписи, выдается только в аккредитованных УЦ и необходима для работы с маркированными товарами.
   
2. Выберите оператора ЭДО: После получения ЭЦП заключите договор с выбранным оператором системы ЭДО. Некоторые из популярных операторов:
   • ЭДО Лайт
   • Такском
   • Контур.Диадок
   • EDO.ru
   • Астрал
3. Регистрация через смарт-терминал Эвотор: Если вы используете смарт-терминал Эвотор, регистрация в ЭДО возможна прямо через личный кабинет Эвотор с использованием ЭЦП. Здесь вы также сможете принимать, подписывать документы и оформлять приемку товаров в базу данных кассы.

Идентификатор участника ЭДО

Идентификатор участника ЭДО — это уникальный код, присваиваемый каждому участнику системы. Он состоит из набора цифр и букв, где первые три символа указывают на оператора ЭДО, а остальные — на личность участника. Этот код позволяет точно определить отправителя и получателя документов в системе. Идентификатор выдается автоматически при регистрации в системе.

Где найти идентификатор участника ЭДО: Ваш идентификатор можно найти в личном кабинете оператора или Эвотор. Также он указывается в документах, которые вы отправляли. Чтобы узнать идентификатор контрагента, уточните, к какому оператору ЭДО он подключен, и найдите его код на сайте этого оператора. Также помочь вам с этим может наша техническая поддержка.

Обмен документами в ЭДО

Документы в ЭДО бывают трех типов:

Получение документов в ЭДО

Личный кабинет Эвотор позволяет принимать и подписывать документы от контрагентов. Процесс выглядит так:

1. Контрагент отправляет вам универсальный передаточный документ (УПД) в формате XML.
2. В личном кабинете Эвотор вы находите и проверяете документ, затем подписываете его или аннулируете.



3. После подписания документ сохраняется в вашем личном кабинете для дальнейшего использования.

Отправка документов по ЭДО

Чтобы отправить документ контрагенту, нужно выполнить следующие шаги:

1. Зайдите в личный кабинет оператора ЭДО.
2. Создайте документ (например, УПД, УКД, акт или ТОРГ-12) в формате XML.
3. Подпишите документ ЭЦП и отправьте его по ИНН получателя. Например, в Платформе ОФД это делается через раздел «Исходящие документы».

Краткий итог о ЭДО

ЭДО — это современная система для обмена документами между компаниями через интернет, которая значительно упрощает и ускоряет процесс документооборота. Документы в системе защищены, подписываются с помощью электронной подписи и обладают юридической силой. Система удобна в использовании и позволяет избежать многих ошибок, связанных с традиционным бумажным документооборотом. Сделать все правильно вам также поможет наша техническая поддержка